Votre service de télésecrétariat médical ou d’entreprise — Externalisez vos appels et votre administratif

Mon Secrétariat Facile vous accompagne par la mise en place rapide d’un secrétariat externe, dédié aux professionnels de santé, aux entreprises et associations. C’est une équipe de télésecrétaires disponibles et attentives qui offrira pour vous, une réponse professionnelle et rapide à toutes les demandes de vos clients ou de vos patients.

Notre service apporte une grande flexibilité aux professionnels (facturé à la prestation, horaires de permanence larges, service sur-mesure). Nous pouvons assurer pour vous une permanence téléphonique en continu du lundi au samedi pour ne plus manquer vos appels, urgences, messages ou rendez-vous. Nous travaillons aussi bien avec les professionnels de santé qu’avec les entreprises et les associations.

Nous apporterons un gain de temps et une réduction de votre charge mentale en déléguant la réception de vos appels sereinement vers notre service. Il suffit de renvoyer vos appels vers notre télésecrétariat et nous nous assurons de répondre aux appels selon vos consignes.
Si besoin, nous pouvons gérer votre emploi du temps en ligne, vous transférer certains appels ou encore, retranscrire les demandes reçues et vous les transmettre par messagerie ou email. Nous nous assurons de maintenir une relation fluide avec vos patients ou avec vos clients. Pour plus d’informations, contactez-nous directement au 04 84 49 68 01 ou via le formulaire ci-dessous.

La relation que vous entretenez avec vos patients ne commence pas toujours en salle d’attente : elle démarre, bien souvent, au bout du fil. Ce premier contact téléphonique est fondamental. Il donne le ton de votre engagement, de votre écoute et de votre sérieux.

C’est pourquoi un accueil bienveillant, une écoute attentive et une réponse claire aux questions posées sont des éléments indispensables pour instaurer un climat de confiance, rassurer le patient, et l’accompagner dès les premiers instants de sa démarche de soins.

Grâce à notre télésecrétariat médical, vous bénéficiez d’un accueil téléphonique professionnel, constant et humain. Nos télésecrétaires médicales sont spécifiquement formées pour répondre à ces enjeux avec empathie, rigueur et professionnalisme. Elles assurent, en votre nom, un service irréprochable.

– Un accueil téléphonique personnalisé : chaque appel est décroché avec une phrase d’introduction adaptée à votre cabinet ou à votre spécialité. Cela permet à votre patient de se sentir reconnu et pris en charge dès les premiers mots.

– La prise de rendez-vous en temps réel : nos télésecrétaires gèrent les créneaux de rendez-vous directement dans votre agenda médical (Doctolib, Google Agenda, Maiia ou tout autre outil que vous utilisez). Elles respectent vos consignes de disponibilité, vos préférences horaires et vos contraintes médicales. Elles peuvent aussi, si vous le souhaitez, envoyer une confirmation de rendez-vous.

– La gestion des urgences et appels prioritaires : parce que tous les appels ne se valent pas, nous adaptons notre réponse selon le degré d’urgence ou le besoin du patient. Grâce à des consignes précises que vous aurez définies, nos secrétaires savent prioriser et transmettre les appels urgents rapidement, ou les orienter vers un confrère si besoin.

– Un traitement soigné et structuré des appels entrants : prise de message détaillée, filtrage des appels non médicaux, redirection sélective vers votre ligne directe si nécessaire : rien n’est laissé au hasard. L’objectif est de vous faire gagner du temps, tout en garantissant un service fluide et humain pour vos patients.

– Des rappels et relances automatiques : pour réduire les oublis ou les rendez-vous manqués, nous pouvons mettre en place un système de relance par SMS ou email. Un rappel courtois, automatique, la veille d’un rendez-vous, peut suffire à améliorer votre taux de présence et à optimiser votre organisation.

– Confidentialité et respect du secret médical : chaque appel est traité dans le respect strict des règles de confidentialité, conformément au secret médical. Nos télésecrétaires sont formées à la discrétion, à la neutralité, et à la gestion de situations sensibles.

Notre secrétariat téléphonique s’adresse à tous les acteurs du secteur médical et paramédical :

Médecins généralistes et spécialistes, chirurgiens-dentistes, orthophonistes, ostéopathesInfirmier(ères) libéraux, kinésithérapeutes, psychologues, maisons et centres de santé, cabinets médicaux ou paramédicaux. Quel que soit votre domaine, nous adaptons notre approche à votre spécialité et à votre façon de travailler.

Notre mission est de répondre à vos besoins avec rigueur, empathie et flexibilité.

Pourquoi externaliser votre secrétariat de votre activité libérale, entreprise, association ?

L’accompagnement d’un télésecrétariat vous permet de profiter des nombreux avantages :

💼 Une réduction des coûts par rapport à une embauche en interne (pas de contrat de travail).
💡 Un gain de temps considérable et une diminution de la charge mentale.
🕐 Une disponibilité élargie, pour que vos patients puissent vous joindre même en dehors de vos heures de consultation ou pendant vos congés.
📞 Une permanence téléphonique professionnelle disponible selon vos besoins (réception des appels toute la semaine ou sur vos créneaux uniquement, assister votre secrétariat actuel, présence téléphonique lors de vos congés ou en cas d’indisponibilité).
📆 Une gestion fluide de votre planning et la communication directe de demandes urgentes
🧠 Déléguez vos appels pour une meilleure organisation au quotidien et vous concentrer sur le coeur de votre métier.
🤝 Un service humain, basé sur l’écoute, l’engagement et la qualité.
Notre service de télésecrétariat vous permet de rester disponible pour vos patients ou clients, tout en vous libérant des contraintes administratives. Nous gérons sans interruption vos appels afin que vous ne manquiez plus de demandes de rendez-vous ou autres demandes. En tant que professionnel, votre charge mentale est allégée car vos appels sont transférés vers notre service qui suivra précisément vos consignes d’appels.

Externaliser son secrétariat : un choix stratégique

Externaliser votre secrétariat, ce n’est pas seulement alléger votre quotidien. C’est aussi faire le choix d’une organisation plus agile, plus professionnelle et plus résiliente.

Dans un contexte où chaque minute compte et où la relation client est clé, confier votre accueil téléphonique ou vos tâches bureautiques à un service dédié vous permet de :

• Mieux absorber les pics d’activité sans stress.

• Offrir une disponibilité constante à vos clients ou adhérents.

• Éviter les interruptions qui nuisent à votre productivité.

• Maintenir un service continu pendant les congés ou les absences.

En somme, c’est gagner en confort, en performance et en crédibilité — sans complexifier votre structure.

Votre activité évolue ? Votre agenda change d’une semaine à l’autre ?

Aucun souci. Notre offre est modulable selon vos besoins :

 Prise en charge flexible : à la journée, à la demi-journée ou sur des créneaux ciblés, selon votre flux de consultations.
Mise en place rapide d’un cahier des charges personnalisé : adapté à votre spécialité médicale et à votre organisation
Adaptation continue à vos outils : logiciels médicaux, dossiers patients informatisés (DPI) et plateformes de téléconsultation.
Saisie et gestion des dossiers : intégration des comptes rendus, ordonnances et comptes rendus opératoires dans votre logiciel métier.
Nous sommes là pour vous soulager durablement avec des solutions concrètes et sur mesure. Chaque télésecrétaire médicale est spécifiquement formée aux exigences du secteur de la santé pour vous accompagner efficacement au quotidien.

Chez Mon Secrétariat Facile, pas de surprise. Nos tarifs sont clairs, souples et adaptés à votre activité réelle pour vous garantir une expérience optimale.

Que vous ayez besoin d’un service en continu ou ponctuel, nous vous proposons un devis personnalisé en fonction de vos horaires, de votre spécialité et de votre volume d’appels médical.

Découvrez nos formules sans engagement et profitez d’une solution immédiatement opérationnelle, du lundi au samedi (6 jours sur 7). Notre approche simple et propre vous permet de déléguer l’accueil téléphonique sans contrainte, tout en maintenant une organisation médicale rigoureuse.